Інструкція для посади "Старший діловод", представлена на сайті www.borovik.com, відповідає вимогам документу - "Довідник професійно-кваліфікаційних характеристик типових посад осіб рядового і начальницького складу державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації україни", що затверджен і введен в дію наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 08.08.2009 № 171. Погоджено Міністерством праці та соціальної політики України 10 липня 2009 року.
Статус документа - 'діючий'.
Завантажити у вигляді DOC файлу MS Word

Передмова

0.1. Документ набирає в чинності з моменту затвердження.

0.2. Розробник документу: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Періодична перевірка даного документу здійснюється з інтервалом, що не перевищує 3 роки.

1. Загальні положення

1.1. Посада "Старший діловод" відноситься до категорії "Технічні службовці".

1.2. Кваліфікаційні вимоги - неповна вища освіта відповідного напряму підготовки за освітньо-кваліфікаційним рівнем молодшого спеціаліста. Стаж роботи за фахом не менше 1 року. 

1.3. Знає та застосовує у діяльності:
      - Конституцію України, акти законодавства, що стосуються служби та діяльності органу Держспецзв’язку, Дисциплінарний статут, інші нормативно-правові акти, методичні та інші керівні матеріали з організації та ведення діловодства;
      - практику застосування законодавства з питань, що належать до його компетенції;
      - інструкції з діловодства;
      - нормативні стандарти системи організаційно-розпорядчої документації;
      - порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів;
      - основи державного управління та права;
      - види та форми звітності;
      - правила службового етикету;
      - відповідні фаховим завданням засоби програмного забезпечення;
      - правила охорони праці та протипожежного захисту. Повинен володіти державною мовою.

1.4. Старший діловод призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).

1.5. Старший діловод підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Старший діловод керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Старший діловод під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки

2.1. Організовує роботу, пов’язану з обробкою зареєстрованої документації в органі Держспецзв’язку.

2.2. Контролює приймання та реєстрацію кореспонденції.

2.3. Відповідно до резолюцій та наказів керівництва передає документи на виконання.

2.4. Здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.

2.5. Забезпечує відправлення відповідної документації адресатам.

2.6. Веде облік отриманої та надісланої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву.

2.7. Організовує підготовку та здавання до архіву відповідної документації, складає описи справ, що надходять для зберігання до архіву.

2.8. Забезпечує зберігання службової документації.

2.9. Несе відповідальність за операції з базами даних на комп’ютерному устаткуванні (введення, опрацювання, накопичення, систематизація, виведення інформації).

2.10. Контролює готовність до роботи комп’ютерного устаткування.

2.11. Керує режимами роботи периферійного устаткування згідно із завданнями (підготовка текстових і графічних документів, таблиць, переліків, списків тощо).

2.12. Доповідає про виявлені відхилення від установлених норм функціонування комп’ютерного устаткування.

2.13. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.

2.14. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.

3. Права

3.1. Старший діловод має право вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.

3.2. Старший діловод має право отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.

3.3. Старший діловод має право вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і здійсненні прав.

3.4. Старший діловод має право вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.

3.5. Старший діловод має право знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.

3.6. Старший діловод має право запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків і розпоряджень керівництва.

3.7. Старший діловод має право підвищувати свою професійну кваліфікацію.

3.8. Старший діловод має право повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.9. Старший діловод має право ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.

4. Відповідальність

4.1. Старший діловод несе відповідальність за невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.

4.2. Старший діловод несе відповідальність за недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

4.3. Старший діловод несе відповідальність за розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.

4.4. Старший діловод несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.

4.5. Старший діловод несе відповідальність за правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.6. Старший діловод несе відповідальність за завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.7. Старший діловод несе відповідальність за неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.

5. Спеціалізація

5.1. Має право: отримувати згідно з установленим порядком інформацію, необхідну для виконання службових обов’язків; вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо удосконалення відповідної роботи; брати участь у нарадах, зборах, семінарах з питань, що належать до його компетенції.