Інструкція для посади "Діловод", представлена на сайті www.borovik.com, відповідає вимогам документу - "ДОВІДНИК кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 1. Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності", що затверджен наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 р. N 336.
Статус документа - 'діючий'.
Завантажити у вигляді DOC файлу MS Word

Передмова

0.1. Документ набирає в чинності з моменту затвердження.

0.2. Розробник документу: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Періодична перевірка даного документу здійснюється з інтервалом, що не перевищує 3 роки.

1. Загальні положення

1.1. Посада "Діловод" відноситься до категорії "Технічні службовці".

1.2. Кваліфікаційні вимоги - повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи. 

1.3. Знає та застосовує у діяльності:
      - нормативно-правові акти, положення та інструкції щодо ведення діловодства на підприємстві;
      - основні положення державної системи діловодства;
      - стандарти системи організаційно-розпорядчої документації;
      - структуру підприємства і його підрозділів;
      - порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів;
      - основи законодавства про працю.

1.4. Діловод призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).

1.5. Діловод підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Діловод керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Діловод під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки

2.1. Приймає, реєструє кореспонденцію і направляє її до структурних підрозділів.

2.2. Відповідно до резолюцій керівників підприємства передає документи на виконання, оформлює реєстраційні картки або створює банк даних.

2.3. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.

2.4. Відправляє відповідну документацію адресатам.

2.5. Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву.

2.6. Веде роботу зі створення довідкового апарату документів.

2.7. Готує і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку або комп'ютерні банки даних, складає опис справ, що надходять для зберігання до архіву.

2.8. Забезпечує зберігання службової документації.

2.9. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.

2.10. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.

3. Права

3.1. Діловод має право вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.

3.2. Діловод має право отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.

3.3. Діловод має право вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і здійсненні прав.

3.4. Діловод має право вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.

3.5. Діловод має право знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.

3.6. Діловод має право запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків і розпоряджень керівництва.

3.7. Діловод має право підвищувати свою професійну кваліфікацію.

3.8. Діловод має право повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.9. Діловод має право ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.

4. Відповідальність

4.1. Діловод несе відповідальність за невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.

4.2. Діловод несе відповідальність за недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

4.3. Діловод несе відповідальність за розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.

4.4. Діловод несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.

4.5. Діловод несе відповідальність за правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.6. Діловод несе відповідальність за завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.7. Діловод несе відповідальність за неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.