| Инструкция для должности "Секретарь-стенографистка", представленная на сайте www.borovik.com, соответствует требованиям документа - "СПРАВОЧНИК квалификационных характеристик профессий работников. Выпуск 1. Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности", который утвержден приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29 декабря 2004 г. N 336. Статус документа - 'действующий'. | |
Предисловие к должностной инструкции
0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.
0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.
1. Общие положения
1.1. Должность "Секретарь-стенографистка" относится к категории "Технические служащие".
1.2. Квалификационные требования - полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональная подготовка на производстве. Без требований к стажу работы.
1.3. Знает и применяет в деятельности:
- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений, стенографию;
- машинопись;
- правила орфографии и пунктуации;
- порядок размещения материала при печатании различных документов;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;
- правила пользования приемно-передающими устройствами;
- стандарты системы организационно-распорядительной документации;
- основы организации труда;
- основы законодательства о труде.
1.4. Секретарь-стенографистка назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).
1.5. Секретарь-стенографистка подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Секретарь-стенографистка руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Секретарь-стенографистка во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.
2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности
2.1. Выполняет технические функции, охватывающие обеспечение и обслуживание работы руководителя предприятия или его подразделения.
2.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
2.3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает во время отсутствия руководителя принятые сообщения и доводит до его сведения их содержание.
2.4. Осуществляет необходимую подготовку заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, уведомление участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, ведение регистрации), ведет и оформляет протоколы.
2.5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает благоприятные условия для его эффективной работы.
2.6. Стенографирует подготовленные руководителем тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на печатной машине или вводом информации в банк данных.
2.7. Передает и принимает информацию по приемно-передающие устройства (телекс, факс, телефакс и др.).
2.8. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.9. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятыми на контроль.
2.10. Ведет делопроизводство, принимает корреспонденцию, поступающую на имя руководителя, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
2.11. Принимает документы на подпись руководителя.
2.12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения заявлений и предложений работников.
2.13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.14. Готовит документы для тиражирования на множительной технике, а также делает копии документов на персональном ксероксе.
2.15. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.
2.16. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.
3. Права
3.1. Секретарь-стенографистка имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.
3.2. Секретарь-стенографистка имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.3. Секретарь-стенографистка имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.
3.4. Секретарь-стенографистка имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.
3.5. Секретарь-стенографистка имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.
3.6. Секретарь-стенографистка имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.
3.7. Секретарь-стенографистка имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8. Секретарь-стенографистка имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.
3.9. Секретарь-стенографистка имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
4.1. Секретарь-стенографистка несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.
4.2. Секретарь-стенографистка несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.3. Секретарь-стенографистка несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.
4.4. Секретарь-стенографистка несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.
4.5. Секретарь-стенографистка несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.6. Секретарь-стенографистка несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.7. Секретарь-стенографистка несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.