Текст должностной инструкции на русском языке для должности "Начальник отдела не тайного делопроизводства"
Предисловие к должностной инструкции
0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.
0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.
1. Общие положения
1.1. Должность "Начальник отдела не тайного делопроизводства" относится к категории "Руководители".
1.2. Квалификационные требования - полное высшее образование соответствующего профессионального направления по образовательно-квалификационному уровню магистра, специалиста. Последипломное образование в сфере управления. Стаж работы в сфере делопроизводства не менее 2 лет или на руководящих должностях в других сферах экономической деятельности не менее 5 лет.
1.3. Знает и применяет в деятельности:
- Конституцию Украины, законодательство Украины и нормативно-правовые акты Госспецсвязи по вопросам, касающихся организации делопроизводства, Дисциплинарный устав, государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- структуру Госспецсвязи;
- организацию делопроизводства, схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок передачи дел в архив;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- организационную технику и другие технические средства управленческого труда в сфере делопроизводства;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- основы трудового законодательства;
- правила делового этикета;
- правила и нормы охраны труда и противопожарной защиты;
- основные принципы работы на компьютере и соответствующие программные средства. Должен владеть государственным языком.
1.4. Назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).
1.5. Подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.
2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности
2.1. Руководит и организует работу личного состава отдела (сектора) по ведению не тайного делопроизводства в органе Госспецсвязи.
2.2. Разрабатывает и внедряет проекты инструкций по ведению делопроизводства и технологических процессов работы с документами и другими информационными материалами, поступающими в отдел (сектор) не тайного делопроизводства.
2.3. Осуществляет методическое руководство по организации делопроизводства в органе Госспецсвязи.
2.4. Обеспечивает своевременную обработку входящей и исходящей корреспонденции, ее доставки по назначению.
2.5. Организует работу по регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения органа Госспецсвязи приказов и распоряжений руководства и других документов не тайного делопроизводства.
2.6. Контролирует соблюдение установленных правил формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.7. Обеспечивает печатания и размножения служебных документов, оформление командировочных документов и регистрацию личного состава (представителей других предприятий, учреждений, организаций), который прибывает в командировку в орган Госспецсвязи.
2.8. Участвует в планировании, организации и совершенствовании деятельности участков не тайного делопроизводства Госспецсвязи.
2.9. Разрабатывает унифицированные системы документации различного назначения, организует внедрение и ведение системы документации на электронных носителях.
2.10. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращение их количества, готовит предложения по обеспечению оптимизации документооборота.
2.11. Изучает и обобщает передовой отечественный и мировой опыт в сфере документального обеспечения, участвует в разработке нормативно-методических материалов по документальному обеспечению.
2.12. Принимает меры по обеспечению личного состава отдела (сектора) не тайного делопроизводства органа Госспецсвязи необходимыми инструктивными и справочными материалами, оргтехникой и иными средствами, необходимыми для выполнения служебных обязанностей, способствует повышению его квалификации.
2.13. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.
2.14. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.
3. Права
Начальник отдела (сектора) не тайного делопроизводства имеет право:
3.1. Предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.
3.2. Получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.3. Требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.
3.4. Требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.
3.5. Знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.
3.6. Запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.
3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8. Сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.
3.9. Ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
Начальник отдела (сектора) не тайного делопроизводства несет ответственность за:
4.1. Невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.
4.2. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.3. Разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.
4.4. Неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.
4.5. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.6. Причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.7. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5. Специализация
5.1. Имеет право: по поручению руководства представлять отдел (сектор) в других органах Госспецсвязи, органах государственной власти, органах местного самоуправления по вопросам организации и ведения делопроизводства; осуществлять в пределах своих полномочий и установленного регламента деловая переписка с органами исполнительной власти, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями; в установленном порядке получать статистические и оперативные данные, необходимые для выполнения служебных обязанностей; вносить предложения руководству по вопросам совершенствования работы по ведению не тайного делопроизводства; принимать меры по поощрению и наложению взысканий на личный состав отдела (сектора) не тайного делопроизводства.
Текст посадової інструкції українською мовою для посади "Начальник відділу нетаємного діловодства"
Передмова до посадової інструкції
0.1. Документ набирає в чинності з моменту затвердження.
0.2. Розробник документу: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Періодична перевірка даного документу здійснюється з інтервалом, що не перевищує 3 роки.
1. Загальні положення
1.1. Посада "Начальник відділу нетаємного діловодства" відноситься до категорії "Керівники".
1.2. Кваліфікаційні вимоги - повна вища освіта відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Післядипломна освіта у сфері управління. Стаж роботи у сфері діловодства не менше 2 років або на керівних посадах в інших сферах економічної діяльності не менше 5 років.
1.3. Знає та застосовує у діяльності:
- Конституцію України, законодавство України та нормативно-правові акти Держспецзв’язку з питань, що стосуються організації діловодства, Дисциплінарний статут, державну систему діловодства, стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
- структуру Держспецзв’язку;
- організацію діловодства та схеми документообігу;
- порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного та тимчасового зберігання, встановленої звітності;
- терміни та порядок передавання справ до архіву;
- системи організації контролю за виконанням документів;
- організаційну техніку та інші технічні засоби управлінської праці у сфері діловодства;
- основи економіки, організації виробництва, праці та управління;
- основи трудового законодавства;
- правила ділового етикету;
- правила і норми охорони праці та протипожежного захисту;
- основні принципи роботи на комп`ютері та відповідні програмні засоби. Повинен володіти державною мовою.
1.4. Призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).
1.5. Підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.
2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки
2.1. Керує та організовує роботу особового складу відділу (сектору) щодо ведення нетаємного діловодства в органі Держспецзв’язку.
2.2. Розроблює та впроваджує проекти інструкцій з ведення діловодства та технологічних процесів роботи з документами та іншими інформаційними матеріалами, що надходять до відділу (сектору) нетаємного діловодства.
2.3. Здійснює методичне керівництво з організації діловодства в органі Держспецзв’язку.
2.4. Забезпечує своєчасне оброблення вхідної та вихідної кореспонденції, її доставляння за призначенням.
2.5. Організовує роботу щодо реєстрації, обліку та передавання до відповідних структурних підрозділів органу Держспецзв’язку наказів та розпоряджень керівництва та інших документів нетаємного діловодства.
2.6. Контролює дотримання встановлених правил формування, зберігання та своєчасного здавання справ до архіву, підготовки довідок про дотримання термінів виконання документів.
2.7. Забезпечує друкування та розмножування службових документів, оформлення документів на відрядження та реєстрацію особового складу (представників інших підприємств, установ, організацій), який прибуває у відрядження до органу Держспецзв’язку.
2.8. Бере участь у плануванні, організації та вдосконаленні діяльності ділянок нетаємного діловодства Держспецзв’язку.
2.9. Розроблює уніфіковані системи документації різного призначення, організовує впровадження та ведення системи документації на електронних носіях.
2.10. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості, готує пропозиції щодо забезпечення оптимізації документообігу.
2.11. Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний та світовий досвід у сфері документального забезпечення, бере участь у розробці нормативно-методичних матеріалів з документального забезпечення.
2.12. Вживає заходів щодо забезпечення особового складу відділу (сектору) нетаємного діловодства органу Держспецзв’язку необхідними інструктивними та довідковими матеріалами, оргтехнікою та іншими засобами, необхідними для виконання службових обов’язків, сприяє підвищенню його кваліфікації.
2.13. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.
2.14. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.
3. Права
Начальник відділу (сектору) нетаємного діловодства має право:
3.1. Вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.
3.2. Отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.
3.3. Вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і здійсненні прав.
3.4. Вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.
3.5. Знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.
3.6. Запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків і розпоряджень керівництва.
3.7. Підвищувати свою професійну кваліфікацію.
3.8. Повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.
3.9. Ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.
4. Відповідальність
Начальник відділу (сектору) нетаємного діловодства несе відповідальність за:
4.1. Невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.
4.2. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
4.3. Розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.
4.4. Невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.
4.5. Правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
4.6. Завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
4.7. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.
5. Спеціалізація
5.1. Має право: за дорученням керівництва представляти відділ (сектор) в інших органах Держспецзв’язку, органах державної влади, органах місцевого самоврядування з питань організації та ведення діловодства; здійснювати у межах своїх повноважень та встановленого регламенту ділове листування з органами виконавчої влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями; у встановленому порядку отримувати статистичні та оперативні дані, необхідні для виконання службових обов’язків; вносити пропозиції керівництву з питань удосконалення роботи з ведення нетаємного діловодства; вживати заходів щодо заохочення та накладення стягнень на особовий склад відділу (сектору) нетаємного діловодства.