Інструкція для посади "Начальник відділу нетаємного діловодства", представлена на сайті www.borovik.com, відповідає вимогам документу - "Довідник професійно-кваліфікаційних характеристик типових посад осіб рядового і начальницького складу державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації україни", що затверджен і введен в дію наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 08.08.2009 № 171. Погоджено Міністерством праці та соціальної політики України 10 липня 2009 року.
Статус документа - 'діючий'.
Завантажити у вигляді DOC файлу MS Word

Передмова

0.1. Документ набирає в чинності з моменту затвердження.

0.2. Розробник документу: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Періодична перевірка даного документу здійснюється з інтервалом, що не перевищує 3 роки.

1. Загальні положення

1.1. Посада "Начальник відділу нетаємного діловодства" відноситься до категорії "Керівники".

1.2. Кваліфікаційні вимоги - повна вища освіта відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Післядипломна освіта у сфері управління. Стаж роботи у сфері діловодства не менше 2 років або на керівних посадах в інших сферах економічної діяльності не менше 5 років. 

1.3. Знає та застосовує у діяльності:
      - Конституцію України, законодавство України та нормативно-правові акти Держспецзв’язку з питань, що стосуються організації діловодства, Дисциплінарний статут, державну систему діловодства, стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
      - структуру Держспецзв’язку;
      - організацію діловодства та схеми документообігу;
      - порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного та тимчасового зберігання, встановленої звітності;
      - терміни та порядок передавання справ до архіву;
      - системи організації контролю за виконанням документів;
      - організаційну техніку та інші технічні засоби управлінської праці у сфері діловодства;
      - основи економіки, організації виробництва, праці та управління;
      - основи трудового законодавства;
      - правила ділового етикету;
      - правила і норми охорони праці та протипожежного захисту;
      - основні принципи роботи на комп`ютері та відповідні програмні засоби. Повинен володіти державною мовою.

1.4. Начальник відділу нетаємного діловодства призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).

1.5. Начальник відділу нетаємного діловодства підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Начальник відділу нетаємного діловодства керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Начальник відділу нетаємного діловодства під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки

2.1. Керує та організовує роботу особового складу відділу (сектору) щодо ведення нетаємного діловодства в органі Держспецзв’язку.

2.2. Розроблює та впроваджує проекти інструкцій з ведення діловодства та технологічних процесів роботи з документами та іншими інформаційними матеріалами, що надходять до відділу (сектору) нетаємного діловодства.

2.3. Здійснює методичне керівництво з організації діловодства в органі Держспецзв’язку.

2.4. Забезпечує своєчасне оброблення вхідної та вихідної кореспонденції, її доставляння за призначенням.

2.5. Організовує роботу щодо реєстрації, обліку та передавання до відповідних структурних підрозділів органу Держспецзв’язку наказів та розпоряджень керівництва та інших документів нетаємного діловодства.

2.6. Контролює дотримання встановлених правил формування, зберігання та своєчасного здавання справ до архіву, підготовки довідок про дотримання термінів виконання документів.

2.7. Забезпечує друкування та розмножування службових документів, оформлення документів на відрядження та реєстрацію особового складу (представників інших підприємств, установ, організацій), який прибуває у відрядження до органу Держспецзв’язку.

2.8. Бере участь у плануванні, організації та вдосконаленні діяльності ділянок нетаємного діловодства Держспецзв’язку.

2.9. Розроблює уніфіковані системи документації різного призначення, організовує впровадження та ведення системи документації на електронних носіях.

2.10. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості, готує пропозиції щодо забезпечення оптимізації документообігу.

2.11. Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний та світовий досвід у сфері документального забезпечення, бере участь у розробці нормативно-методичних матеріалів з документального забезпечення.

2.12. Вживає заходів щодо забезпечення особового складу відділу (сектору) нетаємного діловодства органу Держспецзв’язку необхідними інструктивними та довідковими матеріалами, оргтехнікою та іншими засобами, необхідними для виконання службових обов’язків, сприяє підвищенню його кваліфікації.

2.13. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.

2.14. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.

3. Права

3.1. Начальник відділу нетаємного діловодства має право вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.

3.2. Начальник відділу нетаємного діловодства має право отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.

3.3. Начальник відділу нетаємного діловодства має право вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і здійсненні прав.

3.4. Начальник відділу нетаємного діловодства має право вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.

3.5. Начальник відділу нетаємного діловодства має право знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.

3.6. Начальник відділу нетаємного діловодства має право запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків і розпоряджень керівництва.

3.7. Начальник відділу нетаємного діловодства має право підвищувати свою професійну кваліфікацію.

3.8. Начальник відділу нетаємного діловодства має право повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.9. Начальник відділу нетаємного діловодства має право ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.

4. Відповідальність

4.1. Начальник відділу нетаємного діловодства несе відповідальність за невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.

4.2. Начальник відділу нетаємного діловодства несе відповідальність за недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

4.3. Начальник відділу нетаємного діловодства несе відповідальність за розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.

4.4. Начальник відділу нетаємного діловодства несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.

4.5. Начальник відділу нетаємного діловодства несе відповідальність за правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.6. Начальник відділу нетаємного діловодства несе відповідальність за завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.7. Начальник відділу нетаємного діловодства несе відповідальність за неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.

5. Спеціалізація

5.1. Має право: за дорученням керівництва представляти відділ (сектор) в інших органах Держспецзв’язку, органах державної влади, органах місцевого самоврядування з питань організації та ведення діловодства; здійснювати у межах своїх повноважень та встановленого регламенту ділове листування з органами виконавчої влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями; у встановленому порядку отримувати статистичні та оперативні дані, необхідні для виконання службових обов’язків; вносити пропозиції керівництву з питань удосконалення роботи з ведення нетаємного діловодства; вживати заходів щодо заохочення та накладення стягнень на особовий склад відділу (сектору) нетаємного діловодства.