Інструкція для посади "Діловод", представлена на сайті www.borovik.com, відповідає вимогам документу - "Довідник професійно-кваліфікаційних характеристик типових посад осіб рядового і начальницького складу державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації україни", що затверджен і введен в дію наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 08.08.2009 № 171. Погоджено Міністерством праці та соціальної політики України 10 липня 2009 року.
Статус документа - 'діючий'.
Завантажити у вигляді DOC файлу MS Word

Передмова

0.1. Документ набирає в чинності з моменту затвердження.

0.2. Розробник документу: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Періодична перевірка даного документу здійснюється з інтервалом, що не перевищує 3 роки.

1. Загальні положення

1.1. Посада "Діловод" відноситься до категорії "Технічні службовці".

1.2. Кваліфікаційні вимоги - неповна вища освіта відповідного напряму підготовки за освітньо-кваліфікаційним рівнем молодшого спеціаліста. Без вимог до стажу роботи. 

1.3. Знає та застосовує у діяльності:
      - Конституцію України, акти законодавства, що стосуються служби та діяльності органу Держспецзв’язку, Дисциплінарний статут, інші нормативно-правові акти, методичні та інші керівні матеріали з організації та ведення діловодства;
      - практику застосування законодавства з питань, що належать до його компетенції;
      - інструкції з діловодства;
      - нормативні стандарти системи організаційно-розпорядчої документації;
      - порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів;
      - основи державного управління та права;
      - види та форми звітності;
      - правила службового етикету;
      - відповідні фаховим завданням засоби програмного забезпечення;
      - правила охорони праці та протипожежного захисту. Повинен володіти державною мовою.

1.4. Діловод призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).

1.5. Діловод підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Діловод керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Діловод під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки

2.1. Виконує під керівництвом більш кваліфікованої особи роботу, пов’язану з обробкою зареєстрованої документації в органі Держспецзв’язку.

2.2. Приймає та реєструє кореспонденцію.

2.3. Відповідно до резолюцій та наказів керівництва передає документи на виконання.

2.4. Видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.

2.5. Відправляє відповідну документацію адресатам.

2.6. Веде облік отриманої та надісланої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву.

2.7. Проводить підготовку і здавання до архіву відповідної документації, складає опис справ, що надходять для зберігання до архіву.

2.8. Несе відповідальність за зберігання службової документації.

2.9. Виконує операції з базами даних на комп’ютерному устаткуванні, забезпечує його готовність до роботи.

2.10. Оперує режимами роботи периферійного устаткування згідно із завданнями (підготовка текстових і графічних документів, розрахунків таблиць, переліків, списків тощо).

2.11. Доповідає про виявлені відхилення від установлених норм функціонування комп’ютерного устаткування.

2.12. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.

2.13. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.

3. Права

3.1. Діловод має право вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.

3.2. Діловод має право отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.

3.3. Діловод має право вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і здійсненні прав.

3.4. Діловод має право вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.

3.5. Діловод має право знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.

3.6. Діловод має право запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків і розпоряджень керівництва.

3.7. Діловод має право підвищувати свою професійну кваліфікацію.

3.8. Діловод має право повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.9. Діловод має право ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.

4. Відповідальність

4.1. Діловод несе відповідальність за невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.

4.2. Діловод несе відповідальність за недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

4.3. Діловод несе відповідальність за розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.

4.4. Діловод несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.

4.5. Діловод несе відповідальність за правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.6. Діловод несе відповідальність за завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.7. Діловод несе відповідальність за неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.

5. Спеціалізація

5.1. Має право: отримувати згідно з установленим порядком інформацію, необхідну для виконання службових обов’язків; вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо удосконалення відповідної роботи; брати участь у нарадах, зборах, семінарах з питань, що належать до його компетенції.