Інструкція для посади "Секретар-стенографістка", представлена на сайті www.borovik.com, відповідає вимогам документу - "ДОВІДНИК кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 1. Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності", що затверджен наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 р. N 336.
Статус документа - 'діючий'.
Завантажити у вигляді DOC файлу MS Word

Передмова

0.1. Документ набирає в чинності з моменту затвердження.

0.2. Розробник документу: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Періодична перевірка даного документу здійснюється з інтервалом, що не перевищує 3 роки.

1. Загальні положення

1.1. Посада "Секретар-стенографістка" відноситься до категорії "Технічні службовці".

1.2. Кваліфікаційні вимоги - повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи. 

1.3. Знає та застосовує у діяльності:
      - положення, інструкції, інші керівні матеріали і нормативні документи з ведення діловодства;
      - структуру і керівний склад підприємства та його підрозділів, стенографію;
      - машинопис;
      - правила орфографії і пунктуації;
      - порядок розміщення матеріалу під час друкування різних документів;
      - правила друкування ділових листів з використанням типових форм;
      - правила експлуатації друкарських машин, диктофонів, магнітофонів та інших технічних засобів, що використовуються;
      - правила користування приймально-передавальними пристроями;
      - стандарти системи організаційно-розпорядчої документації;
      - основи організації праці;
      - основи законодавства про працю.

1.4. Секретар-стенографістка призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).

1.5. Секретар-стенографістка підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Секретар-стенографістка керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Секретар-стенографістка під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки

2.1. Виконує технічні функції, що охоплюють забезпечення та обслуговування роботи керівника підприємства або його підрозділу.

2.2. Одержує необхідні керівникові відомості від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників.

2.3. Організовує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує під час відсутності керівника прийняті повідомлення і доводить до його відома їх зміст.

2.4. Здійснює необхідну підготовку засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце і порядок денний засідання або наради, ведення реєстрації), веде і оформлює протоколи.

2.5. Забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створює сприятливі умови для його ефективної роботи.

2.6. Стенографує тексти підготовлених керівником наказів, розпоряджень, листів та інших організаційно-розпорядчих документів з наступним їх розшифруванням і друкуванням на друкарській машині або введенням інформації в банк даних.

2.7. Передає та приймає інформацію через приймально-передавальні пристрої (телекс, факс, телефакс і т.ін.).

2.8. Виконує різні операції з використанням комп'ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації під час підготовки та прийняття рішень.

2.9. Веде контрольно-реєстраційну картотеку, пильнує за строками виконання доручень керівника, взятих на контроль.

2.10. Веде діловодство, приймає кореспонденцію, що надходить на ім'я керівника, здійснює її систематизацію, відповідно до прийнятого на підприємстві порядку, і передає після її розгляду керівникам у підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи або підготовки відповіді.

2.11. Приймає документи на підпис керівника.

2.12. Організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду заяв і пропозицій працівників.

2.13. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання та у встановлені строки здає до архіву.

2.14. Готує документи для тиражування на розмножувальній техніці, а також робить копії документів на персональному ксероксі.

2.15. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.

2.16. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.

3. Права

3.1. Секретар-стенографістка має право вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.

3.2. Секретар-стенографістка має право отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.

3.3. Секретар-стенографістка має право вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і здійсненні прав.

3.4. Секретар-стенографістка має право вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.

3.5. Секретар-стенографістка має право знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.

3.6. Секретар-стенографістка має право запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків і розпоряджень керівництва.

3.7. Секретар-стенографістка має право підвищувати свою професійну кваліфікацію.

3.8. Секретар-стенографістка має право повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.9. Секретар-стенографістка має право ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.

4. Відповідальність

4.1. Секретар-стенографістка несе відповідальність за невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.

4.2. Секретар-стенографістка несе відповідальність за недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

4.3. Секретар-стенографістка несе відповідальність за розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.

4.4. Секретар-стенографістка несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.

4.5. Секретар-стенографістка несе відповідальність за правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.6. Секретар-стенографістка несе відповідальність за завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.7. Секретар-стенографістка несе відповідальність за неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.