Текст должностной инструкции на русском языке для должности "Документовед"
Предисловие к должностной инструкции
0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.
0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.
1. Общие положения
1.1. Должность "Документовед" относится к категории "Профессионалы".
1.2. Квалификационные требования - ведущий документовед: полное высшее образование соответствующего направления подготовки (магистр, специалист). Стаж работы по профессии документовед I категории - не менее 2 лет. Документовед I категории: полное высшее образование соответствующего направления подготовки (магистр, специалист); для магистра - без требований к стажу работы, специалиста - стаж работы по профессии документовед II категории - не менее 2 лет. Документовед II категории: полное высшее образование соответствующего направления подготовки (специалист). Стаж работы по профессии документовед - не менее 1 года. Документовед: полное высшее образование соответствующего направления подготовки (специалист) без требований к стажу работы.
1.3. Знает и применяет в деятельности:
- постановления, распоряжения, приказы, методические и другие руководящие материалы, нормативные документы по документационному обеспечению управления;
- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
- методы разработки их оптимальных структур;
- методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем, стандарты на унифицированные системы документации;
- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
- организацию архивного дела;
- нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
- основы программирования, методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
- основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии, трудового законодательства;
- создание документов;
- организацию государственных учреждений и общественных организаций, экономические и правовые аспекты их деятельности;
- отечественный и мировой опыт в сфере документационного обеспечения управления.
1.4. Назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).
1.5. Подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.
2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности
2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основании использования организационной и вычислительной техники: по учету, контролю исполнения, оперативному сохранению, справочной работе.
2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления.
2.3. Осуществляет контроль состояния делопроизводства в структурных подразделениях.
2.4. Готовит предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.
2.5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
2.6. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие системы документации, которая включает также документы на машинных носителях и классификаторы документной информации.
2.7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.8. Принимает участие в отборе документов, которые передаются на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе научной и практической ценности документов.
2.9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения автоматизированных информационных систем и систем управления, а также новых информационных технологий (в том числе безбумажных), которые базируются на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз банков данных.
2.10. Изучает и обобщает передовой отечественный и мировой опыт в сфере документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические материалы по документационному обеспечению.
2.11. Участвует в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
2.12. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.
2.13. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.
3. Права
Документовед имеет право:
3.1. Предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.
3.2. Получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.3. Требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.
3.4. Требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.
3.5. Знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.
3.6. Запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.
3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8. Сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.
3.9. Ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
Документовед несет ответственность за:
4.1. Невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.
4.2. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.3. Разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.
4.4. Неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.
4.5. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.6. Причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.7. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
Текст посадової інструкції українською мовою для посади "Документознавець"
Передмова до посадової інструкції
0.1. Документ набирає в чинності з моменту затвердження.
0.2. Розробник документу: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Періодична перевірка даного документу здійснюється з інтервалом, що не перевищує 3 роки.
1. Загальні положення
1.1. Посада "Документознавець" відноситься до категорії "Професіонали".
1.2. Кваліфікаційні вимоги - провідний документознавець: повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст). Стаж роботи за професією документознавця I категорії - не менше 2 років. Документознавець I категорії: повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст); для магістра - без вимог до стажу роботи, спеціаліста - стаж роботи за професією документознавця II категорії - не менше 2 років. Документознавець II категорії: повна вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст). Стаж роботи за професією документознавця - не менше 1 року. Документознавець: повна вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст) без вимог до стажу роботи.
1.3. Знає та застосовує у діяльності:
- постанови, розпорядження, накази, методичні та інші керівні матеріали, нормативні документи з документаційного забезпечення управління;
- порядок планування, проектування і технологію роботи на базі організаційної та обчислювальної техніки служб документаційного забезпечення управління;
- методи розроблення їх оптимальних структур;
- методи дослідження, аналізу, проектування і розвитку документаційних систем, стандарти на уніфіковані системи документації;
- порядок оформлення, класифікації, збереження, експертизи цінності документів;
- організацію архівної справи;
- нормативні і методичні документи з проектування та експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління;
- основи програмування, методи проектування і актуалізації баз і банків даних;
- основи управління, ергономіки, соціальної психології, соціології, трудового законодавства;
- документоутворення;
- організацію державних установ і громадських організацій, економічні і правові аспекти їх діяльності;
- вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління.
1.4. Призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).
1.5. Підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.
2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки
2.1. Розроблює та впроваджує технологічні процеси роботи з документами і документною інформацією на підставі використання організаційної та обчислювальної техніки: з обліку, контролю виконання, оперативного збереження, довідкової роботи.
2.2. Бере участь у плануванні, організації і вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління.
2.3. Здійснює контроль за станом діловодства у структурних підрозділах.
2.4. Готує пропозиції із забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління.
2.5. Розроблює уніфіковані системи документації і табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації.
2.6. Організовує впровадження, ведення (у тому числі автоматизоване) і розвиток системи документації, яка включає також документи на машинних носіях і класифікатори документної інформації.
2.7. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків.
2.8. Бере участь у відбиранні документів, які передаються на державне зберігання, організації поточного збереження й експертизі наукової та практичної цінності документів.
2.9. Бере участь у постановці задач, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем і систем управління, а також нових інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), які базуються на застосуванні обчислювальної і мікропроцесорної техніки, проектуванні й актуалізації баз банків даних.
2.10. Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні матеріали з документаційного забезпечення.
2.11. Бере участь у роботі з підбору, розстановки і підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління.
2.12. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.
2.13. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.
3. Права
Документознавець має право:
3.1. Вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.
3.2. Отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.
3.3. Вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і здійсненні прав.
3.4. Вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.
3.5. Знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.
3.6. Запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків і розпоряджень керівництва.
3.7. Підвищувати свою професійну кваліфікацію.
3.8. Повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.
3.9. Ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.
4. Відповідальність
Документознавець несе відповідальність за:
4.1. Невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.
4.2. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
4.3. Розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.
4.4. Невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.
4.5. Правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
4.6. Завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
4.7. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.